Gestión de Proyectos: Usando herramientas del siglo pasado?

Posted on 13 agosto, 2014

Email, Excel, teléfono, carpetas compartidas o incluso las reuniones son las herramientas más usadas para manejar proyectos. Si bien estas son herramientas muy útiles para usos específicos son obsoletas ante las necesidades de colaboración, comunicación y velocidad del mundo de hoy. Los proyectos son la unidad central del cambio organizacional. Se lanzan productos o servicios nuevos, se abren mercados, se incorporan tecnologías, se modifican estructuras o canales comerciales y muchos más. Sin embargo según estudios recientes muchos proyectos no logran los objetivos iniciales, terminan sobrepasando tiempos y costos, requieren reprocesos y consumen más recursos organizacionales de los previstos.   Algunas de las razones:

  • Insuficiente planeación inicial
  • Problemas de comunicación o colaboración entre miembros del equipo
  • Herramientas obsoletas para colaboracíón dinámica:
    • Uso de email para todo: manejar archivos, actualizar tareas, tener discusiones
    • Uso de Excel para gestionar tareas, tiempos y responsables
    • Uso de servidores compartidos para gestionar archivos y cientos de versiones
  • Reuniones del equipo largas, poco efectivas y muchas veces sin minutas o compromisos claros de acción
  • Otros temas y tareas ajenas al proyecto

Gran parte de estos problemas se pueden resolver muy fácilmente con herramientas y metodologías de punta.

Office 365 con el apoyo de Flexus Group le permitirá:

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  • Desarrollar arquitecturas tecnologícas simples, fáciles de configurar, administrar y usar
  • Minimizar el uso del correo electrónico para gestión de proyectos
  • Entrenar apropiadamente a todos los involucrados en:
    • Planeación y Gestión de Proyectos
    • Configuración y manejo de SharePoint y plataformas asociadas
    • Seguimiento y control de proyectos con SharePoint
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